Le contexte : L’EPS Barthélemy Durand est engagé dans une démarche d’amélioration de la qualité et de la sécurité des soins depuis de nombreuses années. Gage de pérennité et de suivi, la démarche de RMM est inscrite dans le projet d’établissement, le programme annuel d’amélioration de la qualité et gestion des risques, le compte qualité HAS SARA, le contrat pluriannuel d’objectifs et de moyens formalisé avec l’ARS. Elle se base sur le respect de la réglementation et les meilleures pratiques disponibles, ainsi la présentation de notre application de cette méthode a été saluée par l’ARS et la STructure Régionale d’Appui à la Qualité et la Sécurité des Soins en Île de France. C’est une méthode également très appréciée des professionnels, car elle créée un espace d’échange et de réflexion sur une situation concrète vécue dans leur quotidien et leur permet d’en dégager des opportunités d’actions d’améliorations appuyées par la Direction Générale. Ce lieu d’échange est enrichi par la présence de membres externes au service et à la situation (soignants et médecins, spécialistes quand nécessaire), référents désignés par la CME, la Direction des Soins et la Direction. Les grands objectifs généraux et spécifiques : La RMM a pour objectif la mise en œuvre et le suivi d’actions pour améliorer la qualité des soins et la sécurité des patients Cette analyse permet de retrouver d’éventuels processus défaillants dans les prises en charge et d'en comprendre la raison. Il s’agit de rechercher les causes, les facteurs contributifs, les barrières, de tirer des enseignements susceptibles d’améliorer les pratiques et d’agir sur les causes qui ont contribué à l'apparition des problèmes rencontrés et de mettre en place des mesures préventives Les RMM amènent les praticiens à examiner des cas qui ont mal évolué dans un effort d’améliorer leur compétence. La réunion est aussi une reconnaissance implicite de l’importance de faire face à l’erreur, l'objectif étant de s'en servir pour retrouver d’éventuels processus défaillants dans les prises en charge et d'en comprendre les causes afin de pouvoir prévenir les récidives. Méthode Prérequis et préparation Le processus de RMM est défini et formalisé (procédure ci-après) pour garantir l’engagement de tous les acteurs (du plus haut niveau de la Direction jusqu’aux équipes) et le bon fonctionnement de la démarche RMM dans le temps. Les référents RMM formés et désignés par les autorités de l’établissement représentent l’expertise médicale, soignante, méthodologique. Le service qualité gestion des risques apporte son soutien technique et administratif. Les référents RMM recueillent et identifient les cas à analyser notamment sur la base évènements indésirables signalés. En amont de chaque situation retenue, les référents RMM effectuent une recherche de documentation et préparent la chronologie détaillée des évènements. Réalisation de la séance de retour d’expérience Le partage et l’affinement de la chronologie en séance permet, pour le groupe de travail, d’établir une vision commune de l’évènement. C’est une base essentielle pour identifier les problèmes de soins, les dysfonctionnements ou défaillances éventuels. L’étape suivante est une réflexion par une approche globale, systémique (souvent par à l’appui d’une grille de type ALARM complétée des recommandations ou autres éléments spécifiques à la situation) pour identifier causes, facteurs contributifs à l’occurrence de l’incident quelles que soient leur nature (institutionnel, organisationnel technique…). Lors de l’échange sont également évalués les éléments qui auraient pu prévenir, récupérer, atténuer l’évènement indésirable. Ce travail se fait sans recherche de faute, et s’appuie sur des constats simples. L’échange cadré et maintenu ouvert par l’impulsion des animateurs doit aboutir à une vision claire et partagée des causes, facteurs contributifs et barrières. Enfin en clôture de séance une synthèse à chaud est réalisée pour préciser les enseignements à en retenir. Les causes/facteurs sont priorisés par le groupe, puis des actions de prévention/correction sont préconisées. Suivi, évaluation, diffusion A l’issue de la séance les actions sont formalisées et proposées en validation à la Direction. Les actions retenues sont suivies par le service qualité gestion des risques et inscrites dans le compte qualité (Compte SARA sur la plateforme HAS). Ces actions font l’objet d’un suivi régulier en Copil Qualité Gestion des Risques (réunissant directions et responsables thématiques HAS). Ces actions une fois intégrées à la pratique, bénéficient également des méthodes d’évaluation de leur usage et efficacité (audit, patient traceur, traceur système…). Un bilan d’activité détaillé mais anonymisé est réalisé annuellement par les référents RMM. Il est présenté de vive voix au sein des équipes de soins tout au long de l’année. Ce bilan est également présenté à la Commission médicale d'établissement ainsi qu’à la Commission des Soins infirmiers.